เทคนิคการจัดการเวลาด้วย Micro-Scheduling
เรื่องอะไร
การจัดการเวลาเป็นสิ่งสำคัญในชีวิตประจำวันของเรา โดยเฉพาะเมื่อมีภารกิจหลายอย่างที่ต้องทำในแต่ละวัน Micro-Scheduling เป็นเทคนิคที่ช่วยให้เราสามารถจัดสรรเวลาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยวิธีนี้ เราสามารถเพิ่มความสามารถในการทำงานและลดความเครียดได้ มาดูกันว่ามีวิธีใดบ้างที่จะช่วยให้คุณจัดการเวลาด้วยเทคนิคนี้
การวางแผน
วางแผนล่วงหน้า
เริ่มต้นด้วยการวางแผนล่วงหน้าสำหรับทุกๆ วัน กำหนดเวลาที่แน่นอนสำหรับแต่ละกิจกรรม เช่น การประชุม งานที่ต้องทำ หรือแม้กระทั่งเวลาพักผ่อน การวางแผนล่วงหน้าจะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของวันและปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดความกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำต่อไป
ช่วงเวลา
แบ่งเวลาเป็นช่วงสั้นๆ
แทนที่จะใช้เวลานานในการทำงานเดียว ลองแบ่งเวลาออกเป็นช่วงสั้นๆ เช่น 25-30 นาที แล้วพัก 5 นาที วิธีนี้เรียกว่า Pomodoro Technique ซึ่งจะช่วยเพิ่มสมาธิและลดความเหนื่อยล้า ทำให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังช่วยลดความเบื่อหน่ายจากการทำงานเดิมซ้ำๆ
ความสำคัญ
จัดลำดับความสำคัญ
กำหนดว่ากิจกรรมใดมีความสำคัญที่สุดและควรทำก่อน โดยใช้หลัก Eisenhower Box ที่แบ่งกิจกรรมออกเป็น 4 ประเภท คือ สำคัญและเร่งด่วน, สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน, ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน, และไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าจะเริ่มต้นจากจุดไหนก่อนเพื่อใช้เวลาได้คุ้มค่าที่สุด
เครื่องมือ
ใช้เครื่องมือจัดตาราง
ปัจจุบันมีเครื่องมือออนไลน์หลายตัวที่สามารถช่วยในการจัดตารางเวลา เช่น แอปพลิเคชันปฏิทินหรือโปรแกรมบริหารโครงการ เครื่องมือเหล่านี้สามารถแจ้งเตือนกำหนดส่งหรือกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำ ทำให้ง่ายต่อการติดตามและปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์จริง นอกจากนี้ยังสามารถแชร์กับทีมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการร่วมงานกันอีกด้วย